Redenen om door te schakelen naar een telefoonservice.
Er kunnen voor bedrijven, organisaties en instellingen veel verschillende overwegingen zijn om te besluiten gebruik te maken van de diensten van een externe telefoonservice. De behoefte m.b.t. het type dienstverlening en het tijdstip van doorschakelen varieert en vloeit onder andere voort uit de werkzaamheden en/of het type klantenbestand van een organisatie.
Hier worden een aantal veel voorkomende redenen om een telefoonservice te gebruiken besproken.
Opvang inkomend verkeer op vaste momenten
Een bedrijf kan besluiten om de opvang van het telefoonverkeer (en bijvoorbeeld de e-mail) op vaste tijdstippen over te laten aan een antwoordservice.
Zo kan het zijn dat een bedrijf geen eigen telefoniste/receptioniste heeft. Of men wil bijvoorbeeld de bereikbaarheid voor klanten 24 uur per dag kunnen waarborgen.
Door gebruik te maken van de diensten van een externe telefoondienst regelt een organisatie de bereikbaarheid op een efficiënte, simpele en kostenbesparende manier op de tijdstippen dat dit nodig is. Zo kan een firma beschikken over een 24 uurs storingsdienst, een helpdesk of een klantenservice zonder hier zelf personeel voor in dienst te hoeven nemen en hiervoor fysieke ruimte te moeten creëren en onderhouden.
Opvang overflow
Een “extra paar handen” op de momenten waarop het druk is met inkomend -telefoon- verkeer is ook vaak een overweging om een telefoonservice in te schakelen.
Drukke moment zijn vaak te voorspellen, bijvoorbeeld na het sturen van een mailing. Of de eerste dag na het weekend bij zorgverleners.
De keuze om niet zelf extra personeel aan te nemen, maar gebruik te maken van een extern extra paar handen in een dergelijke situatie wordt vaak gemaakt.
Daarnaast zijn er natuurlijk nog de onvoorspelbare plotseling pieken. Ook dan is het voor bedrijven een prettig idee dat bellers niet eindeloos in de wacht hoeven te staan, maar (door de doorschakeling) direct persoonlijk contact krijgen met iemand.
Hulp bij onvoorziene omstandigheden
Het hebben van een zogenaamd plan B bij onvoorziene omstandigheden is altijd een goed idee. Ook hier kunnen de diensten van een telefoonservice uitkomst bieden en zo zorgen dat de bereikbaarheid gegarandeerd blijft.
Bijvoorbeeld een vangnet bij calamiteiten zoals een stroomstoring of -tijdelijke- ontruiming van het bedrijf. Maar ook bij ziekte van het eigen personeel hoeft de opvang van het telefoonverkeer geen kopzorgen op te leveren op het moment dat teruggevallen kan worden op een telefoonservice.
Extra vrije dagen
Veel bedrijven hebben rondom feestdagen extra vrije dagen. Een rondgang op Twitter leert dat onder andere veel woningbouwverenigingen de vrijdag na Hemelvaartsdag gesloten zijn. De bereikbaarheid voor bijvoorbeeld spoedgevallen is op dergelijke dagen gegarandeerd door middel van het inschakelen van een telefoonservice.
Bereikbaarheid, service, waarborging
Klanten van telefoondiensten hebben veel verschillende motieven om diensten te gebruiken, de keuzes die zij hierbij maken zijn persoonlijk. Eén ding hebben ze gemeen: zij hebben de bereikbaarheid en serviceverlening, en waarborging hiervan, voor de eigen klanten en relaties hoog in het vaandel staan.
